Evento di promozione: i consigli per organizzarne uno di successo

Evento di promozione: i consigli per organizzarne uno di successo

Azienda, associazione o privato, organizzare un evento di promozione è la carta vincente per promuovere le tue attività e fare networking.

In questo articolo parliamo di come organizzare, in pochi e semplici passi, un evento di promozione. La fase di preparazione è infatti fondamentale per decretare il successo o meno del momento. E allora abbiamo stilato per voi un piccolo elenco dei dos e dei don’ts per aiutarvi. Siete pronti? Iniziamo!

  • Promozione. Costruire un team vincente

Sembra scontato ma creare un gruppo che abbia una buona sinergia può davvero dare una marcia in più all’intera organizzazione dell’evento.

Coinvolgere persone con diverse abilità, percezioni e caratteristiche può far sì che il calderone di idee iniziale parta con la giusta grinta. Esaltare le attitudini di ognuno dei membri, vi permetterà di avere una visione a 360 gradi dell’obiettivo da perseguire. 

  • Obiettivo comune

Percorrere la stessa strada e allo stesso passo è fondamentale per raggiungere l’obiettivo sperato. Importante per la riuscita di questo punto?! La comunicazione. Comunicare le proprie idee e i propri dubbi è sicuramente la chiave per comprendersi e, dunque, per una buona riuscita.

  • Meeting

Fermi tutti! Prima di “iniziare a fare” è essenziale una riunione organizzativa. Questo infatti permette non solo di fare brainstorming collettivo ma anche di definire nel dettaglio i compiti da affidare ad ogni componente del gruppo. Qualcuno si occuperà della comunicazione, qualcun altro dei supporti visivi, altri ancora delle attività centrali dell’evento… Durante la riunione si possono definire i vari passaggi e ruoli per la riuscita di ognuno dei tasselli che porterà a un migliore risultato dell’evento stesso. 

  • Prove generali

Potrebbero sembrare superflue, e invece NO. Concedersi qualche ora per provare ogni passaggio della scaletta è una buona pratica che permette non solo di individuare le criticità ma anche di rafforzare il gruppo, sostenendosi a vicenda nei momenti di insicurezza personale.

Inoltre fare un sopralluogo nella sede del futuro evento vi permetterà di muovervi in un ambiente più familiare, fare un check delle attrezzature presenti e dei supporti audio-visivi elaborati vi aiuterà a stare tranquilli nel momento della presentazione.

  • Diffondi la voce

Adesso hai tutto, i volantini sono pronti, la comunicazione social è in attivo… E’ il momento di spargere la voce! Che sia tramite i social o attraverso il buon vecchio volantinaggio, questo è il passaggio che ti permetterà di far conoscere la tua attività sul territorio.

Usa il tuo charme, rifatti ai complimenti, coinvolgi le persone durante la distribuzione dei volantini, fai in modo di catturare la loro attenzione utilizzando parole semplici e spiegando brevemente quello che sarà l’obiettivo dell’evento.

I social: i tuoi migliori amici! Il metodo migliore attualmente per spargere la voce.

Il consiglio: rivolgiti a un esperto, niente improvvisazione. In generale, pubblica almeno 2 settimane prima e continua a sponsorizzare il tuo evento attraverso storie, post che illustrano le vostre attività quotidiane. Usa una strategia definita insieme alla fantasia! Sfrutta a tuo vantaggio colori e grafiche, che riescano a scatenare la curiosità dell’utente e che facciano dire “voglio andarci!”.

  • E adesso.. si alzi il sipario!

Avete organizzato, diffuso la voce e provato allo sfinimento? Bene, è tutto pronto per lo svolgimento dell’evento. Caricatevi di energia positiva, attingete a tutto lo spirito di squadra possibile e ricordatevi di credere in ciò che volete trasmettere.

Qualche consiglio pratico direttamente dalla nostra esperienza per il tuo evento di promozione:

  •  Alla scoperta!

Mettersi in gioco nell’organizzazione di un evento può essere un’occasione importante per scoprire nuovi talenti ed inclinazioni in se stessi e negli altri, quindi non fossilizzatevi, mettete sul tavolo tutte le vostre carte… E’ un’occasione per farsi conoscere e, per voi stessi, di crescere.

  • Imparate ad improvvisare

Avete programmato nel dettaglio, fatto le prove generali ma qualcosa non è andato come sperato? Improvvisate, sorridete, abbiate il coraggio di prendere delle decisioni che possano favorire lo svolgimento fluido dell’evento nei momenti di criticità.

  • Usate parole semplici

Si sa, non è sempre facile ottenere l’attenzione altrui ma è di fondamentale importanza per arrivare all’obiettivo: promuovere le vostre attività sul territorio.

Utilizzare parole semplici e coinvolgere le persone presenti all’evento può aiutare a mantenere un livello di attenzione sufficiente alla comunicazione del messaggio.

  • La lista di benvenuto

Evento di promozione: i consigli per organizzarne uno di successoPredisponete una postazione di benvenuto in cui ogni partecipante avrà la possibilità di orientarsi, prendere un gadget, ma soprattutto di lasciare i propri dati. 

Tramite i contatti raccolti sarà possibile in futuro fare networking e promuovere le proprie attività.

  • Assicuratevi di avere le autorizzazioni

Prima di distribuire i volantini e affiggere i poster assicuratevi di quali siano le norme vigenti nel vostro comune per l’affissione negli esercizi commerciali. Alcuni, infatti, richiedono un’autorizzazione da parte del comune.

  • Si prendono più mosche con il miele…

Avete dato il tutto per tutto per la realizzazione dell’evento ma ricordatevi che sbagliare è umano quindi.. Perché non riderci su? Il sorriso è contagioso e porta spensieratezza, coinvolge maggiormente il pubblico e lascia un bel ricordo di voi e dell’evento stesso.

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